С ЧЕГО НАЧАТЬ?
Тема электронного документооборота в Украине с прошлого года является одной из центровых в финансовой среде (поднимается почти на всех бизнес-форумах). Двигателями прогресса являются, как ни странно, во-первых, государство с его системой электронной отчетности, электронных закупок, цифровых сервисов, а в последнее время также и электронного документооборота в государственных органах. Во-вторых — компании, предоставляющие услуги в сфере электронной цифровой подписи, а также компании, поставляющие автоматизированные системы управления предприятием (ERP), имеющие электронные документы как встроенную функциональность. А в-третьих – ведущие компании страны в сфере электронной коммерции. Однако, крупные и средние компании почему-то не спешат воспользоваться такими «благами цивилизации». Как и любое новшество, данное решение пока еще вызывает множество опасений и осторожностей. Хотя пользу и выгоды от перехода на электронные документы понимают все! И среди них как минимум:
- ускорение бизнеса за счет значительного сокращения времени на обмен документами: на заключение договоров, сделок и подписание подтверждающих документов
- сокращение времени на отражение документов в бухгалтерском учете, включая предотвращение ошибок в документах, и, следовательно – ускорение получения адекватной финансовой информации о бизнесе
- сокращение затрат на почту, бумагу и все что с этим связано (включая сопутствующую IT-инфраструктуру)
- однозначно позитивный общий экологический эффект, повышение имиджа и репутации компании, как компании, заботящейся об окружающей среде
Внутренними драйверами электронного документооборота в компании чаще всего являются финансисты, озадаченные поиском как выжать больше функциональности из ERP и эффективности из бухгалтерии. Довольно часто бывает, что инициаторами являются юристы, но их решения часто ограниченные: договора подписывают в электронном виде, а бухгалтерия продолжает работать по бумажкам. Генеральные директора приходят с конференций и форумов, где продавцы онлайн-сервисов электронного документооборота восторженно рассказывают о том, как обмен электронными документами ускоряет бизнес в стране. На практике же руководители отделов в средней или крупной компании не могут даже представить, как им работать с такими решениями: какие документы как и где подписывать, как поменять и наладить документооборот по новому, как уговорить пользоваться этими инструментами всех бизнес-партнеров и т.д. Кроме того, на рынке существуют разные решения, которые, как правило, не работают друг с другом.
Даже если компания уже подошла к внедрению электронного документооборота для коммерции и финансов, в компании всегда найдется часть сотрудников, склонная к поддержанию бюрократии, выражению скепсиса, опасений или неприятия всего нового: что за электронные подписи и печати, как с ними обращаться, как управляться с тем, у кого какая подпись, кому давать, кому не давать, как быть с доверенностями, какие риски, что будет налоговая проверка, а что если наши документы будут хранится на чужом сервере в «облаке» и кто-то получит к ним доступ, а что если надо подписать документ «задним числом» и т.д. и т.п. – на каждом шагу у всех возникают десятки вопросов, требующих ответа. В результате проекты стопорятся только потому, что вместо ясности нарастает усложнение вопроса, и, как следствие, отсутствие понимания ближайших простых шагов или…
Слона всегда лучше всего «съедать по частям»: надо разделить всю трансформацию на простые и доступные этапы по степени их сложности:
- Этап 1. Замена бумажных документов электронными
- Этап 2. Внедрение средств автоматизации документооборота с контрагентами
- Этап 3. Оптимизация документооборота и упрощение бизнес-процессов
- Этап 4. Интеграция документооборота в ERP
ЭТАП 1. ЗАМЕНА БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННЫМИ
Пусть электронные документы сначала ходят параллельно с бумажными по выбору контрагента. Именно с этого шага начинали такой процесс в других странах, внедрив сначала обмен PDF-документами по электронной почте, а затем и электронные подписи на таких PDF-файлах. Кстати, имейте в виду, что на сегодня системы электронных подписей в разных странах сегодня не совместимы между собой (кроме как внутри ЕС). То есть пока еще нельзя подписывать документы между компанией в Украине и в другой стране с помощью единого стандарта электронной подписи, тут работают только бумажки.
На данном этапе целесообразно организовать следующие шаги:
1. Определите перечень документов, которые вы будете оформлять и подписывать в электронном виде
Чтобы внедрить этот шаг, смоделируйте новые бизнес-процессы заменив бумажные документы электронными. В первую очередь это должны быть ключевые коммерчески и юридически значимые документы: договора, накладные, акты выполненных работ/оказанных услуг и подобные, которые ускоряют основные бизнес-процессы в компании – закупки и продажи. Второстепенные документы часто не так критичны, и могут быть отправлены просто в копии или в скане по электронной почте.
2. Определите кто и что может подписывать в компании
В любой компании должна быть утверждена (приказом директора) матрица делегирования полномочий отдельным сотрудникам: кто, что и на какие суммы может подписывать внутри компании. При этом компания может принять для себя 2 варианта разделения полномочий по подписанию договоров: 1) делегировать право подписи договоров только нескольким «топам» (финансовому директору, на Западе это часто бывают главные юристы) либо 2) всем руководителям/менеджерам — в пределах их зон ответственности и лимитов по сумме.
Полномочия отдельных сотрудников должны подтверждаться индивидуальными доверенностями для каждого уполномоченного сотрудника. Юридическая служба должна выдать общее положение о доверенностях: в каком порядке выдаются доверенности для осуществления таких полномочий. В случае электронных документов, необходимо определить порядок обращения доверенностей в электронном формате. В частности, здесь у компании тоже есть два варианта: выпуск генеральных доверенностей, разовых или периодических доверенностей. Если компания до сих пор использует разовые («зеленые») доверенности на получение материальных ценностей – от такого порядка лучше отказаться в пользу доверенностей более длительного периода обращения («зеленые» доверенности уже давно не обязательны).
В случае, если компания решит применять генеральные доверенности, я бы рекомендовал выпускать такие документы в электронном виде и публиковать их на сайте компании на отдельной странице. Тогда во всех договорах необходимо делать ссылку на эту веб-страницу, как источник сведений о полномочиях лиц, подписывающих документы компании.
Следует иметь в виду одну особенность обращения электронных документов: такой документ нельзя отменить или удалить. Для этого должен быть выпущен отдельный электронный документ, отменяющий изначальный документ, подписанный соответствующими уполномоченными лицами. Аналогичным образом исправляются ошибки в электронных документах, подписанных двумя и более контрагентами: все контрагенты должны подписать новый документ об исправлении ошибки или аннулировании первичного документа. Юристам компании следует заранее позаботится о типовом шаблоне документа про отмену/аннулирование электронных документов.
Если компания примет порядок выпуска разовых доверенностей, целесообразно привязывать их к каждому отдельному контракту. В таком случае можно управлять полномочиями сотрудников на уровне контрактов: контракт закончился, доверенность сотрудникам автоматически аннулируется. Данные доверенности не могут публиковаться на сайте компании, так как содержат конфиденциальную информацию (названия контрагентов). Поэтому они выдаются сотрудникам, которые должны пересылать их представителям контрагентов вручную. Для усиления финансового контроля, разовые доверенности на один контракт могут выдаваться с ограниченным сроком их действия в 2-3 месяца. В таком случае, сотрудники должны будут периодически обращаться в юридическую или финансовую службу для возобновления доверенностей.
На данном этапе следует подготовить проекты доверенностей на подписание электронных цифровых документов, которые будут введены в силу одномоментно на следующем этапе.
Иногда компания применяет подход, когда контрактные документы (например, накладные и акты с поставщиками) подписываются только узким кругом сотрудников финансового отдела (после проверки документов на соответствие условиям договора и т.д.). В таком случае документы будут передаваться сотрудниками в финансовый отдел на подпись, а финансовому отделу достаточно будет иметь генеральную доверенность.
Во случае, если компания имеет печать (и, как правило, большинство компаний все еще ее имеют), электронная печать обычно хранится в финансовом отделе (для подписи налоговой отчетности). Поэтому именно этот отдел наделяется контрольными функциями за исходящими электронными документами, и обязан сохранять такие документы в определенный электронный реестр (на сетевой диск), чтобы компания могла в любой момент получить целостную картину своих обязательств. В таких случаях во всех договорах с контрагентами должно быть прописано условие действительности электронных документов только при проставлении электронной печати.
3. Создайте внутреннюю службу управления электронными цифровыми подписями сотрудников
После того, как определены полномочия сотрудников на подпись электронных документов следует организовать порядок использования электронных цифровых подписей (ЭЦП) в компании, и закрепить этот порядок в положении об ЭЦП по компании (см. похожее положение для госучреждений).
В том числе, необходимо создать внутреннюю службу по управлению ЭЦП. Функция такой службы может быть вменена уже существующему отделу: финансовой, юридической или кадровой службе. В состав службы должно входить минимум два сотрудника: основной исполнитель и лицо его заменяющее на случай отсутствия первого. Данная служба должна обеспечить:
- получение уполномоченными сотрудниками электронных цифровых подписей
- отзыв (в некоторых случаях — замену) ЭЦП в случае ее утери, увольнения или перевода сотрудника на другую должность
- введение в действие, мониторинг, учет и аннулирование выданных генеральных и разовых доверенностей (в том числе размещение сайте компании)
- обучение сотрудников работе с ЭЦП
- другие сопутствующие задачи
Следует отметить, что на сегодня почти в каждой компании уже есть как минимум три электронных подписи: директора, бухгалтера и печати. Этими подписями пользуются бухгалтера для подачи налоговой отчетности. В то же время, как правило, эти ЭЦП хранятся в незащищенном виде (как обычные файлы в компьютере) и пароль от них известен бухгалтеру, что создает для компании определенные финансовые риски. Поэтому сразу после введения в действие положения про ЭЦП, следует изъять у бухгалтерии подпись директора (путем ее аннулирования и выпуска новой подписи для директора при его личном участии и содействии этому процессу) и выдать подпись для налоговых деклараций другому сотруднику (заместителю директора по финансам, финансовому директору, финансовому менеджеру или др.), фактически ответственному за налоговые декларации с уведомлением налогового органа о таком заместителе в соответствующем порядке (пункт 11 раздела ІІІ Порядка № 557).
После перевыпуска подписи директора, необходимо подписать с помощью ЭЦП и выпустить в обращение подготовленные заранее доверенности для других сотрудников.
ЭЦП сотрудники должны получать самостоятельно (задавая для подписи свой уникальный пароль) бесплатно в ближайшем к месту своей работы налоговом органе на основе пакета документов, предоставляемого компанией.
До момента, пока компания не выберет подходящие электронные средства для организации документооборота, сотрудников лучше обучить пользоваться ЭЦП через сайт Министерства Юстиции как для наложения подписи на электронный документ, так и для проверки подписи контрагента.
Целесообразно использовать формат наложения подписи, при котором подпись дописывается прямо к исходному файлу, и на выходе формат файла не меняется (.PDF c наложенной подписью = .P7S). Это удобнее: меньше файлов надо хранить. Но надо быть готовым к тому, что контрагенты могут предоставлять вам файлы подписанные другим образом: в случае, если подпись накладывается отдельно от файла, система генерирует архивный файл .ZIP с прилагаемой подписью. Такая ситуация может возникать, если документ будет подписан контрагентом через один из онлайн-сервисов. И наоборот, контрагент может требовать от вас предоставления файла в формате .ZIP-архива для дальнейшей подписи через онлайн-сервис. В любом случае, надо быть готовым к работе с любым форматом файла. Например, сервис «Документ.Онлайн» работает только с .P7S, а сервис «Вчасно» — только с .ZIP.
На данном этапе сотрудники уже готовы к тому, чтобы просить контрагентов подписывать документы в электронном виде.
Следует также уделить внимание форме, в которой будут получаться ЭЦП, учитывая следующее:
В настоящий момент почти все компании используют ЭЦП, выпущенные в незащищенной форме (как компьютерный файл), в то время как с 08.11.2018 действующее законодательство Украины предписывает использовать ЭЦП только на защищенных носителях (т.наз.«токенах»). Главные отличия «токена» от ЭЦП как файла на флешке или на компьютере: «токен» – 1) это физический носитель подписи, как и флешка, но 2) из которого нельзя достать сам файл ЭЦП (подпись документов происходит чипом внутри «токена»), 3) и он блокируется после 7 неправильных вводов пароля к ЭЦП, что исключает возможность взлома пароля. Законодательство предполагает, что ЭЦП, выданные ранее 08.11.2018 могут продолжать использоваться, однако до истечения срока их использования и не более 2 лет после вступления в силу нового закона. Если подходить формально, данный срок, заканчивается 8 ноября 2019 года (п. 5 Раздела VII Закона №2155-VIII). Начиная с этой даты все компании обязаны будут получить новые ЭЦП на «токенах», и электронные подписи с помощью старых ЭЦП могут быть признаны недействительными. В то же время конец срока действия старых ЭЦП пока никак на афишируется, а Государственная Фискальная Служба предупреждает плательщиков налога следующим сообщением, которое свидетельствует о том, что это срок, скорее всего, будет продлен:
4. Обновите/дополните положения договоров c покупателями и поставщиками
На следующем этапе юристы компании должны проработать какие положения договоров должны быть обновлены, чтобы можно было широко применять ЭЦП для подписания документов с контрагентами. В частности, в договорах могут быть определены:
- перечень документов, которые могут быть подписаны контрагентами с помощью ЭЦП (договора, доверенности, заявки, накладные, акты, ТТН и т.д.)
- порядок выпуска и обмена доверенностями (генеральные доверенности через сайт компании – для продаж, разовые доверенности на контракт – для закупок)
- способ наложения ЭЦП (.ZIP или .P7S) и другие положения, вытекающие из юридических нюансов применения ЭЦП (подробнее см. это видео).
В этом отношении следует отметить один важный нюанс: если стороны уже начали исполнять договор, но еще не подписали его — подписать его «задним числом» с помощью ЭЦП невозможно. Аналогично и любой бухгалтерский документ (акт, накладную и т.д.). В связи с этим целесообразно указывать в договорах с контрагентами положение, что первичные документы считаются действительными после их подписания, но с даты оформления (указанной в шапке документа) независимо от даты их подписания. А при заключении договоров – пользоваться нормой п. 3 статьи 631 Гражданского Кодекса, включая во все договора и приложения к ним положение, что такие соглашения вступают в силу после подписания, но применяются к правоотношениям, которые возникли с даты их оформления (указанной в шапке документа).
Если хотите ускориться совсем максимально: введите финансовые «плюшки» для контрагентов, которые переходят с вами на электронный документооборот (скидки для покупателей, строгие тендерные условия, ускоренные сроки оплаты для поставщиков и др.)
5. Организуйте работу внутренних служб с электронными документами (аналогично работе с бумажными документами)
Например, юристы или финансовый отдел должны начать вести реестр оригиналов договоров и приложений к ним в электронном виде, и теперь к качеству такого реестра будут повышенные требования. А бухгалтерия должна начать будет собирать электронные документы в папки на сетевом диске, как если бы это были реальные физические папки с документами. Каждый электронный документ должен быть соответствующим образом поименован и пронумерован, либо занесен в соответствующий электронный реестр.
В идеале, компания должна иметь (обновить) положение о хранении и архивации всех видов важных документов как в бумажной, так и в электронной форме.
Вам понадобится не больше месяца, чтобы провести осуществить шаги 1-3, и еще 1-2 месяца, чтобы провести аналогичную работу с основными контрагентами.
Поделитесь этой статьей со своими бизнес-партнерами, и это в значительной мере ускорит ваш прогресс!
Ниже привожу небольшие комментарии по реализации дальнейших этапов «цифровизации».
ЭТАП 2. ВНЕДРЕНИЕ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С КОНТРАГЕНТАМИ
Следует отметить, что средства автоматизации документооборота, которые предлагают сегодня онлайн-сервисы, безусловно полезны, но они имеют существенный недостаток: они не интегрируются между собой. И пока поставщики таких услуг не договорятся между собой про интеграцию — надо быть готовым к тому, что вам будет необходимо воспользоваться услугами нескольких из них. Список всех существующих (и законных!) на сегодня сервисов находится здесь.
Это может быть система «M.E.Doc», учитывая что ей на данный момент пользуется 90% компаний для подачи налоговой отчетности (однако по той же причине, бухгалтера не спешат распространить ее использование на электронный документооборот – чтобы не давать в свою систему доступ другим сотрудникам). В любом случае может быть целесообразным подключиться к одному из продуктов на основе единой интегрированной системы «Птах», которая в том числе интегрирована с «M.E.Doc», а также к системе «Вчасно», которая, вероятно, является на сегодня лидером по количеству ее участников для малого и среднего бизнеса. В то же время некоторые крупные компании предпочитают «Document.Online», предоставляющий более широкие возможности для организации документооборота внутри компании. В любом случае, эти сервисы сейчас быстро развиваются, и расклад конкурентных преимуществ может быстро меняться. Выбирайте те системы, которые предпочитает большинство ваших контрагентов.
Еще один вопрос, который особенно поднимают крупные компании: конфиденциальность коммерческих и личных данных при хранении документов в онлайн-сервисе. Решение данного подхода зависит от внутренней политики каждой компании, как компания относится к «цифровым» рискам. В любом случае у компании все равно есть необходимость сохранения всех своих документов во внутреннем архиве. Я рекомендую делать это сразу же после оформления документа, а не так, как предлагают онлайн-сервисы (они предлагают периодически выгружать архив: для налоговой проверки и т.д.). Это одновременно закрывает вопрос долгосрочного хранения документов: т.к. работа с онлайн сервисом может быть прекращена в любой момент, а ни один сервис не гарантирует сохранение документов пожизненно в качестве электронной архивной службы. А если компания, как предполагается, будет использовать несколько онлайн-сервисов одновременно, такой подход в принципе становится единственно возможным.
Таким образом, чтобы закрыть вопрос конфиденциальности данных в компании целесообразно установить политику, что все электронные документы подлежат архивации во внутреннем архиве и должны удаляться из онлайн-сервиса сразу после передачи в архив. Единственным риском остается утечка информации на стороне контрагентов, что, однако, не может контролироваться компанией.
ЭТАП 3. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРОЩЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Поработав некоторое время с электронными документами как с бумажными у вас естественным образом появятся идеи по упрощению всех ваших процессов. Здесь нет единого рецепта для всех: бизнес-процессы у всех разные.
ЭТАП 4. ИНТЕГРАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ERP
Конечно, золотой мечтой любого финансиста и продвинутого руководителя является интеграция всех процессов в одну ERP. Как 1С, так и SAP, в некоторой степени позволяют автоматизировать электронный документооборот, но это не всегда возможно и целесообразно для всех видов документов. Здесь основное внимание следует уделить автоматизации ключевых бизнес-процессов: продажи товаров и услуг. Если будет возможность хотя бы отправлять подписанные электронные документы (накладные, акты, ТТН и т.д.) покупателю сразу из ERP — это безусловно будет существенный прогресс для любой компании.
Что касается автоматизации закупок, то здесь целесообразно как можно быстрее наладить процесс получения от контрагентов документов не только в формате печатного документа (.PDF), но и в виде электронного файла (.XLS/.XLSX или .XML). Здесь может быть уместным применение метода внешнего наложения ЭЦП и передачи файлов и подписей в файле формата .ZIP. В таком случае в одном файле можно передать как .PDF-документ (которая нужен будет для судов и налоговой), так и его .XML версию. Полученный от поставщика электронный файл сверяется с его печатной копией и используется для автоматической загрузки документа в ERP. Процесс импорта документа, как его формат, должны быть заранее настроены в вашей ERP. Использование электронных файлов позволит также легко формировать производные (от первичных) бухгалтерские документы (например, акты на списание материалов после поступления накладной от поставщика).
В результате всех вышеуказанных процессов вовлечение бухгалтерии в оформление и проведение ключевых первичных документов должно сократиться всего до пары минут на 1 документ, и должно повлечь сокращение персонала бухгалтерии, и соответственно затрат на персонал и офисную инфраструктуру.
