Бухгалтерия на удаленке: электронный документооборот с контрагентами в Украине (часть 1) [ОБНОВЛЕНО 16.05.22]

Вопрос поддержания деятельности и обмена бухгалтерскими документами в условиях войны – пожалуй, один из первых вопросов, с которыми столкнулись компании, которым повезло, и они могут продолжать работу в столь сложных условиях. В продолжение нашей первой статьи, мы решили написать еще несколько более практических статей о том, как быстро отказаться от распечатки бумаг и перейти на электронные документы буквально за 1 день.

В нашей статье будет 3 части, каждая из которых посвящена отдельному типу документов, которые обычно формируются и используются в бухгалтерии:

• Документы про закупки и продажи с отечественными контрагентами
• Документы про закупки и продажи с иностранными контрагентами
• Внутренние организационные документы в компании

В этом части статьи мы будем говорить о документах по закупкам и продажам с контрагентами внутри Украины, к которым относятся:

Почти всеми вышеуказанными документами стороны могут обмениваться дистанционно. Некоторые нюансы работы с накладными на поставку товаров рассмотрим позднее.

Рассмотрим далее некоторые важные общие положения законодательства Украины, касающиеся применения электронных документов.

ПРАВОВАЯ ОСНОВА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, и принимаются всеми государственными органами.

Можно ли использовать электронные документы в бухгалтерии?

Возможность использования электронных бухгалтерских документов прямо предусмотрена статьей 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»:

2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты, если иное не предусмотрено отдельными законодательными актами Украины…

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

6. В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации, предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Кроме того, Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (приказ Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995) также предусмотрено:

6.4. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская и другая отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующие документы на бумаге.

Следует отметить, что электронные документы должны сохранятся именно в электронном виде, а не в печатном виде. Распечатка должна осуществляться только по требованию проверяющих. Вопрос хранения электронных документов мы рассмотрим более детально ниже.

Принимает ли электронные документы налоговая?

В тех случаях, когда применение электронных документов прямо предусмотрено законодательством Украины, и государственная фискальная служба, и другие государственные органы не имеют оснований требовать бумажные документы. «Приватбанк» запрашивал официальное разъяснение у налоговых органов, и налоговая служба подтвердила такой подход. С данным разъяснением можно ознакомится по ссылке.

Есть ли проблема с датой оформления первичного документа?

При оформлении накладных на получение товара и, особенно, актов выполненных работ / услуг возникает проблема, что акт подписывается электронной подписью намного позже, чем дата его осуществления самой операции или его оформления.

Многие годы между компаниями и налоговыми органами велись споры относительно даты первичного документа и, особенно, в целях определения даты возникновения налоговых обязательств по НДС. Такие споры были даже предметом рассмотрения в судах.

Однако, после 2 июля 2021 года данный вопрос получил однозначное нормативное урегулирование для целей налогообложения, и данной проблемы больше не существует.

В пункт 187.1 Налогового Кодекса Украины было внесено уточнение, что «для документов, составленных в электронной форме, датой оформления документа, удостоверяющего факт снабжения услуг налогоплательщиком, считается дата, указанная в самом документе как дата его составления в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», независимо от даты наложения электронной подписи.» Данное правило применимо для всех вопросов налогообложения, а также по аналогии права может быть применено и к правилам бухгалтерского учета.

Можно ли заключить договор в электронном виде?

Общие условия заключения хозяйственных договоров установлены ст. 179 Хозяйственного кодекса Украины. В соответствии с частью 7 Хозяйственного Кодекса порядок осуществления сделок регулируется Гражданским кодексом Украины.

Возможность составления договорных документов в электронной форме прямо предусмотрена Гражданским Кодексом Украины (ГКУ):

205. Форма сделки. Способы волеизъявления

1. Сделка может совершаться устно или в письменной (электронной) форме. Стороны имеют право выбирать форму сделки, если иное не установлено законом.

Стаття 207. Вимоги до письмової форми правочину

1. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

То есть, Гражданский Кодекс Украины отождествляет письменную и электронную форму совершения сделки (ст. 205 ГКУ), а подписание и скрепление печатью электронного документа регламентировано Законом Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» и Законом Украины «Об электронных доверительных услугах». Таким образом, заключение хозяйственных соглашений в форме электронного документа с использованием сторонами электронной цифровой подписи является полностью правомерным.

Принимает ли электронные документы суд в случае споров?

Законодательство предполагает, что оригиналы документов могут иметь электронную форму. Таким образом, именно подобны документы могут быть предоставлены в суд на электронном носителе.

В то же время, у юристов, и у судов есть практика предоставления и рассмотрения бумажных копий электронных документов. В соответствии с требованиями процессуального законодательства и правил делопроизводства копии документов следует засвидетельствовать, а именно: сделать отметку «КОПИЯ» в правом верхнем углу первого листа каждого из документов, а также отметку «Соответствует оригиналу» с подписью и указанием наименования должности, фамилии и инициалов лица, удостоверяющего такую копию. Подпись лица скрепляется печатью предприятия или его структурного подразделения. В суд подается копия электронного документа и распечатанный отчет о проверке этого документа (например, протокол проверки (авт.: или, возможно, ее наложения) электронной подписи, который, например, можно получить с помощью государственного сервиса). Более того, суды сами обязаны использовать квалифицированные электронные подписи при размещении копий судебных решений на официальном сайте Единого государственного реестра судебных решений (пункт 12 «Порядка ведения Единого государственного реестра судебных решений», утвержденного Постановлением КМУ от 25.05.2006 № 740).

Следует отметить, для целей судебного рассмотрение может иметь значение, вид электронной подписи, которой подписан документ (см. следующий раздел).

ВЫБОР ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

Для договоров обязательно использовать усовершенствованные или квалифицированные электронные подписи. В целях снижения возможных юридических и судебных рисков целесообразно использовать такие же подписи и для других документов, кроме счетов, счетов-фактур и заказов (в некоторых случаях). Наиболее перспективным типом электронной подписи на сегодня является квалифицированная электронная подпись, которая хранится в облачном хранилище.

Общие правила применения электронных документов определены Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».

Статьей 6 данного Закона предусмотрено, что электронный документ должен подписываться усовершенствованной или квалифицированной электронной цифровой подписью (далее – «ЭЦП»), соответствующей Закону Украины «Об электронных доверительных услугах», которая данным Законом приравнивается к собственноручному (что это значит — см. ниже). В то же время, согласно той же статьи Закона возможно использование и других видов электронных подписей в электронном документообороте на договорных началах, то есть по договоренности субъектов электронного документооборота.

Закон не устанавливает в каком формате могут быть такие подписи. По нашему мнению, стороны могут договориться использовать такие форматы электронной подписи:

• фото ручной подписи в электронном документе
• факсимиле в электронном документе
• отправление/получение электронного сообщения с определенного адреса
• наличие регистрации пользователя в определенной электронной системе

Последний подход, в частности, использует многие банки (стандарт BankID).

Следует принимать во внимание, что подписи других видов не приравниваются к собственноручным. Поэтому для документов, которые могут иметь юридическую силу, например, в судах или у нотариуса, такие виды подписей рекомендуется использовать ограниченно, с учетом оценки всех возможных юридических рисков.

В то же время, для многих документов использование таких других видов подписей допустимо и даже целесообразно, как например, для:

• счетов и/или счетов-фактур
• заказов и технических заданий (в некоторых случаях)

Таким образом, для подписания, как минимум, договоров, компаниям необходимо иметь усовершенствованную или квалифицированную электронную подпись хотя бы на директора (дополнительно может понадобится подпись печати, если компания ее использует для подписания обычных договоров). Разница в этих двух видах подписей заключается в том, что квалифицированная подпись предоставляется в виде файла на защищенной флешке (токене), которая обеспечивает повышенную защиту доступа к ней, а усовершенствованная подпись содержится в виде открытого для любого доступа файла.

У каждого из типов подписи есть свои преимущества и недостатки, однако следует отметить, что обычная усовершенствованная подпись содержит некоторое преимущество: ее можно хранить как в компьютере, так и в облачном хранилище, и таким образом потерять ее, в отличие от токена, невозможно. Также существуют отдельные сервисы хранения электронной подписи в облачном хранилище, однако, использовать эти хранилища можно только если ваш сервис подписания документов содержит модуль интеграции с таким хранилищем, о чем мы поговорим ниже. Некоторое время назад также существовала технология хранения подписи в sim-карте мобильного телефона MobileID, однако данная технология не получила распространения из-за набирающих популярность облачных сервисов, в 2021 году их поддержка была окончательно прекращена мобильными операторами.

ГДЕ ВЗЯТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ?

Наиболее удобным, по нашему опыту, местом получения электронной подписи является Приватбанк (только для клиентов банка) и приложение «Дія» (только для физических лиц). В других случаях почти нет разницы, где оформить такую подпись.

Усовершенствованная либо квалифицированная электронная подпись согласно Закону Украины «Об электронных доверительных услугах», которая приравнивается к собственноручной, предоставляется компаниям или физическим лицам только лицензированными поставщиками электронных подписей в Украине.

Почти полный список основных (но почему-то не всех) лицензированных поставщиков электронных подписей доступен на сервисе «Дия», а также на сайте Центрального сертификационного органа. Ниже приведен список наиболее распространенных и известных сервисов, где можно получить электронную подпись, с указанием из принципиальных отличий:

*) Без стоимости токена, которые приобретается отдельно.

Следует отметить, что все сервисы в Украине, которые предоставляют услуги облачной подписи, работают только со своими сертификаты, что значительно сужает их возможности (нельзя загрузить подпись, которая уже есть).

Существует два принципиальных вида электронной подписи:

• для физического лица – которые содержат ФИО подписанта и его идентификационный код
• и для юридического лица – которые дополнительно содержат еще название компании и должность подписанта в компании

Оба вида подписи имеют совершенно равноправную юридическую силу, однако подписи для юридических лиц используются также как определенная «цифровая доверенность» для идентификации представителя компании. С помощью одной и той же подписи для юридического лица вы можете зайти в личный кабинет налоговой службы как от имени юридического лица, так и своего имени как физического лица. Подпись с указанием компании и должности необходима для предоставления отчетности, документов и переписки с госорганами и банками (например, для подписания платежных документов). Также, только в таком формате можно получить подпись для печати компании.

Следует отметить, что большинство действующих компаний уже имеет 1-3 электронных подписи – для директора, печати и главного бухгалтера – которые используются для подачи налоговой отчетности. Так что любая компания может начать работать с электронным документами в любой момент. Новым компаниям проще всего получить такие подписи в обслуживающем банке (перечень выше) либо в налоговой инспекции по месту регистрации.

Для всех других случаев, в том числе для внутренних документов, могут использоваться и обычные подписи физических лиц, при условии, что название компании, должность, идентификационный код и ФИО подписанта указаны в тексте электронного документа. В нашей практике были случаи, когда контрагенты (в частности, сеть Фоззи) требовали от компании наличия у представителя компании подписи именно для юридического лица, так что к такой ситуации лучше быть готовым. По непроверенной информации с 2021 года органы налоговой службы стали всем обращающимся только подписи физических лиц, так как считается, что печать по закону компании уже не нужна (но это дискуссионный вопрос). Поэтому либо настаивайте, чтобы вам делали именно подпись для юридического лица при обращении, либо обратитесь к другому поставщику, которые выпускает подпись на платной основе (цены для выбора поставщика указаны выше).

Электронные подписи имеют срок действия – не более 2-х лет, поэтому при выборе места получения подписи имеет смысл заранее обратится к тому провайдеру, у которого есть услуга выдачи новой подписи. Следует отметить, что для продления действия ЭЦП, как правило, необходимо использовать свою старую подпись, а в случае получения платной подписи – осуществить оплату заранее. В связи с этим, сотруднику (или другому ответственному) необходимо помнить о сроке действия своей подписи и предпринимать соответствующие меры заранее до его окончания. Окончание срока действия подписи довольно часто является весьма досадной неожиданностью и может заблокировать работу на несколько дней. В последнем случае, огромное преимущество имеет сервис от «Приватбанка», в кабинете клиент-банка которого можно выпустить новую ЭЦП юридического лица даже в том случае, если срок старой подписи уже истек.

А для подписей физических лиц аналогичным функционалом обладает сервис «Дия» («Дія.Підпис»), который все больше набирает популярность, и на наш взгляд наиболее удобен и целесообразен для использования, с учетом того, что он доступен большинству населения в Украине и будет и далее расширяться за счет развития цифровых госуслуг. Более того, сервис «Дия» позволяет создать учетную записьс использованием аутентификации BankID, то есть через подтверждение личности банком, в кабинету или приложению которого у человека есть доступ. На момент написания статьи этот перечень включает 41 банк, в числе которые все крупные банки Украины. Эта функционально позволяет практически любому человеку, у которого есть счет в банке, создать учетную запись и получить электронную цифровую подпись. Следует отметить, что получение подписи на момент написания этой статьи было доступно только через приложение «Дия».

ФОРМАТ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В связи с недавними изменениями налогового законодательства мы рекомендуем выбирать только те сервисы электронного документооборота, которые поддерживают сохранение электронных документов в виде одного файла PDF по стандарту CAdES enveloped.

Технология составления электронного документа предполагает его подготовку (формирование) в определенном формате, а также наложение электронных подписей на него. Изменить электронный документ после наложения подписи без того, чтобы подписи не потеряли свою силу, невозможно.

Форматы электронного документа отличаются двумя основными параметрами:

1. способом представления исходных данных
2. способом прикрепления и хранения электронной подписи

1. Исходные данные могут быть представлены в:

• визуальном формате Word, Excel, PDF, JPG или др.
• цифровом формате обмена данными, чаще всего XML

Последний широко используется в системах обмена электронными документами на базе продуктов 1С, M.E.DOC, а также в системах подачи отчетности в государственные органы. Однако, данный формат, безусловно, имеет то преимущество, что позволяет не просто оформлять и отправлять контрагенту первичные документы, но и принимать документы контрагентов автоматически в учетную систему. В то же время, использование данного формата ограничено данным специальным программным обеспечением. Если данное программное обеспечение прекратит свое существование через некоторое время (а информационные системы эволюционируют очень быстро), то подобные документы невозможно будет визуализировать через некоторое время, например, по требованию, проверяющих. Это означает, что подобный формат, если есть возможность, лучше избегать, либо же сразу же сохранять такие документы и в электронном варианте, и в формате его визуальной удостоверенной копии. Кроме того, привязка к фиксированному формату часто означает и привязку к поставщику сервиса электронного документооборота. Например, буквально несколько лет назад, один из сервисов, которым пользовался ведущий украинский маркетплейс РОЗЕТКА, был запрещен в работе в Украине по политическим соображениям.

Что касается использования визуальных форматов, то лучше всего пользоваться форматом PDF, который имеет самую широкую совместимость, и был специально разработан с целью достижения единого визуального отображения печатного документа на разным вычислительным машинах. Данный формат позволяет получить абсолютно одинаковое печатное отображение документа как на PC, так и на Mac-системах. В то же время, в нашей практики были случаи, когда документы Word по-разному отображались на разных компьютерах при печати, в зависимости от того, какой принтер был установлен в системе.

Также при выборе формата электронных документов, мы рекомендуем учитывать существующие законодательные требования по хранению и архивации документации предприятий и организацией. В части электронных документов такие требования, в частности, определены «Порядком работы з электронными документами в деловодстве и их подготовки для передачи на архивное хранение» (далее – «Порядок работы с электронными документами в деловодстве» или «Порядок»), утвержденными Приказом Минюста Украины № 1886/5 от 11.11.2014г. Данный документ безусловно должны быть изучен каждым бухгалтером. К ключевым требованиям к электронным документам, которые определены данным Порядком, относятся:

• Электронные документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения должны формироваться исключительно в формате PDF/A-1 (для обычных текстовых документов). Документы, сформированные в других форматах, подлежат конвертации в формат PDF/A-1 с удостоверением копии электронной подписью ответственного за его изготовление такой копии сотрудника организации (что требует внедрения отдельного процесса конвертации и потому — нежелательно!). При этом, обязательно также формировать письменный (печатный) экземпляр таких документов со всеми подписями (раздел 6 Порядка). Архивации подлежат оба экземпляра документа: письменный и электронный (подобный порядок, по нашему мнению, не вполне соответствует законодательству об электронных документах, однако, на сегодня требования к архивации документов, к сожалению, таковы).
• Электронные документы кратковременного хранения (менее 10 лет – к ним относятся и большинство договоров, бухгалтерских документов и отчетов) могут формироваться в любом другом электронном формате. Делать конвертацию в формат PDF/A-1 или нет – решает руководитель организации. Однако, в случае ликвидации компании, документы за последние 3 года до даты ликвидации (как это предусмотрено ст. 44.3 Налогового Кодекса Украины с 23.05.2020г.) все равно необходимо будет конвертировать и передать в государственные архивы в формате PDF/A.
• При сдаче в архив организация должна предоставлять электронные документы с их описью в виде электронного реестра в предопределенном формате в виде файла XML. В связи с чем, мы рекомендуем, вести внутреннюю регистрацию электронных документов хотя в таблице Excel, с включением в таблицу всех необходимых реквизитов для ведения такого реестра.

Перечень документов с указанием сроков их хранения можно найти здесь. Перечень всех допустимых к сдаче в архив форматов документов — здесь. Описание структуры карточки регистрации электронного документа и XML-файла реестра приведены в многочисленных приложениях к Порядку.

Следует отметить, что современные программы Word и Excel позволяют получить файл в формате PDF непосредственно из программы через функцию «Сохранить как…» («Save As…»). То есть электронный документ в таком формате можно получить из любого файла Word или Excel. Однако для получения файла в формате PDF/A необходимо проверить задать дополнительные опции при таком сохранении:

Если вы пользуетесь 1С, то можно сохранить любой документ из 1С в PDF через функцию печати документа (Ctrl-P) на виртуальный принтер печати в PDF (если он установлен в операционной системе), либо же через выгрузку документа сначала в формат Excel с последующей его конвертацией в PDF как было описано выше.

При формировании электронных документов в формате PDF рекомендуем также всегда сохранять их оригинальные копии, чтобы иметь возможность восстановить любой документ или сформировать его повторно.

2. Что касается способа прикрепления и хранения электронной подписи, то в настоящий момент существует две группы различных форматов электронных документов:

• Оригинал электронного документа и подписи к нему сохраняются отдельно, а все файлы могут быть упакованы в единый архивный файл типа ZIP или RAR
• Электронные подписи могут быть присоединены к исходному файлу оригинального электронного документа, при этом исходный формат файла в целом не меняется, и может быть прочитан в тех же программах, что и оригинал

В онлайн-сервисах наложения цифровой подписи второй формат называется CAdES (желательно использовать формат с полными данными для проверки, включая отметку времени подписания). Вот как, например, найти это формат на онлайн-сервисе Центрального Заверительного Органа:

Следует отметить, что только второй тип документов в формате PDF/A-1 может напрямую подлежать архивации в соответствии Порядком работы з электронными документами в деловодстве. Документы в других форматах требуют конвертации и изготовления заверенной ответственным сотрудников архивной копии. В связи с этим, мы рекомендуем использовать только такой формат документа и наложения подписи. Некоторые онлайн-сервисы обмена документами позволяют сохранять подписанные документы в различных форматах, и это был бы наилучший способ решения данного вопроса.

НОВЫЕ ПРОЦЕССЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Перед переходом на электронные документы вам необходимо изменить ваши внутренние процессы и уведомить ваших контрагентов о таком переходе.

До того, как мы рассмотрим существующие инструменты для работы с электронными подписями, давайте попробуем «визуализировать» процессы компании в случае использования электронных подписей, хотя бы в малой или средней компании. Условно можно выделить 3 типа таких процессов:

1. Подписание договора
2. Подписание документов об оказании услуг
3. Подписание документов о передаче товаров

Процесс подписания документов в процессах 1 и 2 почти одинаковый, так как документы могут быть подписаны полностью удаленно:

1. Договор (акт оказанных услуг) подготовлен продавцом
2. Договор (акт оказанных услуг) подписан со стороны продавца
3. Договор (акт оказанных услуг) направлен на подпись покупателю
4. Договор (акт оказанных услуг) подписан покупателем
5. Продавец узнает о подписании договора (акта оказанных услуг) покупателем
6. Стороны архивируют подписанный электронный документ

Оформление передачи товаров с помощью электронных документов имеет дополнительные сложности, так как процесс включает доставку товара, физическое перемещение товара, физическую приемку товара и физическое присутствие представителя одной из сторон в момент получения товара. Следует отметить, что мы не рассматриваем в этой статье товарно-транспортные накладные, так как в отношении них существует много неурегулированных вопросов, включая обязательность, форму, содержание и т.д. Такой процесс, в наиболее простом виде, может быть примерно следующим:

Если необходимо участие представителя компании по доверенности:

1. Оформление доверенности на получение товара покупателем (разовой или генеральной)
2. Подписание доверенности
3. Отправка доверенности продавцу

Предполагаемый вариант обычного процесса оформления документов может выглядеть так (подлежит адаптации, если будет используется экспресс-доставка):

1. Оформление электронной накладной на отгрузку товара продавцом
2. Отправка электронной накладной на отгрузку покупателю
3. Проверка товара покупателем
4. Подписание электронной накладной покупателем
5. Отправка электронной накладной продавцу
6. Продавец узнает о подписании электронной накладной
7. Передача (отпуск) товара покупателем продавцу
8. Стороны архивируют подписанную электронную накладную

Особого внимания заслуживает пункт 4:

• в идеальном случае подписание накладной должно осуществляться представителем покупателя непосредственно в месте получения товара (например, со смартфона)
• в качестве альтернативы, подписание накладной может осуществляться в офисе после внутреннего подтверждения получения товара от представителя покупателя на месте (по телефону или по внутреннему сообщению)
• наконец, довольно часто применяется практика, когда накладные подписываются «на доверии» уже после передачи товара (аналогично актам в процессе оказания услуг).

Однако, в последнем случае продавец лишает себя юридической защиты в случае, если такая накладная не будет подписана. Кроме того, как показывает практика, подписание накладных затягивается во времени, и создает дополнительный нежелательный процесс отслеживания неподписанных накладных. В этом случае с целью минимизации таких рисков получение товара часто дополнительно сопровождается и бумажными документами тоже (например, бумажными документами подписанными по доверенности, товарно-транспортными накладными, другими свидетельствами служб доставки и т.д.).

У многих компаний процесс может быть намного более сложный, включая оформление заказов, спецификаций и других документов, однако мы не будем здесь усложнять.

ОНЛАЙН-СЕРВИСЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ЭДО)

С учетом всех нормативных требований мы рекомендуем онлайн-сервис Paperless, который бесплатен, позволяет контрагентам подписывать документы без регистрации в сервисе, и сохранять документы в формате, который требуется для госархива.

С учетом всего изложенного нами выше, минимальные требования, которые целесообразно предъявлять к сервисам электронного документооборота, по нашему мнению, должны быть следующие:

• загрузка документов на подпись в виде файла в формате PDF
• возможность подписания с помощью Дія.Підпис, подписи в виде файла или на токене
• возможность подписания со смартфона, в том числе с помощью облачной цифровой подписи (поддержка хотя бы 1 формата, кроме Дія.Підпис)
• возможность направлять документ (ссылку на него) на подписание контрагенту на электронную почту
• возможность отслеживать статус документов, а лучше — получать автоматические уведомления о подписании контрагентом
• возможность подписания без регистрации контрагента в онлайн-сервисе

Последнее требования стоит обсудить отдельно. Естественно, было бы очень желательно иметь совместимость онлайн-сервиса со всеми другими сервисами ЭДО* в Украине, чтобы не возникало такой ситуации, когда каждая компания в Украине будет вынуждена зарегистрироваться в десятке сервисов ЭДО сразу для того, чтобы обмениваться электронными документами со всеми своими контрагентами. Были попытки реализовать данную идею со стороны группы компаний, делавших акцент на связке ЭДО-1С-M.E.Doc, однако, за несколько лет, они так и остались на том же уровне интеграции с другими сервисами, что и ранее. Новые провайдеры не присоединились к данному провекту. Так что, такая идея до сих пор представляется весьма утопичной. В то же время, альтернативные провайдеры сервисов предложили более простое решение – подписание документа онлайн по ссылке без регистрации компании в онлайн-сервисе (при условии, что инициатор зарегистрирован в таком сервисе). Мы считаем, что следует и далее придерживаться такого решения, которое позволяет наладить документооборот между различными компаниями, в то же время, предоставляя им полную свободу выбора наиболее удобного им инструмента.

Также следует отметить, что при большом документообороте в компании может быть добавлено еще одно требование — выгрузка бухгалтерских документов в онлайн-сервис напрямую из учетной системы (интеграция с ERP-системами), причем также формате PDF.

Дополнительным пожеланием была бы возможность вести и выгружать архив электронных документов непосредственно в том виде, какой необходим для соблюдения описанных выше требований к архивации электронных документов. Однако, такую возможность на сегодня (в полном объеме) не предоставляет ни один из существующих сервисов. О том, как решать эту проблему — чуть ниже.

Также следует упомянуть, что есть решения, которые работают только в виде отдельной программы или дополнения к программе, которые мы также решили исключить из нашего выбора. Такие решения морально устарели, не обладают гибкостью и универсальностью (например, не работают на мобильном) и могут прекратить свое существование в ближайшем будущем. Поэтому наличие онлайн-решения было существенным критерием нашего выбора.

Мы проанализировали десятки существующих в Украине на момент написания данной статьи сервисов ЭДО и не обнаружили ни одного действующего на сегодня сервиса, который бы полностью удовлетворял всем вышеуказанным требованиям. Ниже приводим перечень всех протестированных нами сервисов и их ключевых отличий:

*) Требует установки программы на компьютер, либо же как модуля к существующей программе.

**) Информацию необходимо проверить.

***) Акцент сделан на гармонизации номенклатуры и стандартов обмена товарными документами. Данные сервисы навязываются крупными сетями безальтернативно и стоят намного дороже чем другие.

****) Есть собственное мобильное приложение.

*****) Пользователь системы может сохранять документ в формате PDF/CAdES в виде одного файла, однако контрагентам такая функция не доступна.

Почти все сервисы, кроме Документ.Онлайн (информацию следует проверить), не позволяют осуществлять подписание документов с мобильного телефона, что, скорее всего, обусловлено отсутствием библиотек криптографической защиты информации, которая устанавливается как плагин в браузере. Так что от этой идеи, вероятно, стоит временно отказаться. Пожалуй, единственный сервис, который позволяет работать с телефона – это разработка от Deals, она же Star.Docs, которая продвигается мобильным оператором КИЕВСТАР, но…

Вторым важным фактором выступает, могут ли пользоваться сервисом контрагенты компании без регистрации в нем. Это позволило бы избеж ать убеждения контрагентов зарегисрироваться в сервисе. Как мы уже отмечали, сейчас все развивается очень быстро, и привязываться к поставщику нецелесообразно, равно как и иметь десяток поставщиков для одной услуги. Целесообразно иметь не более 2-3 сервисов электронной подписи — 1) один, который вас заставляют использовать крупные покупатели, например, крупные торговые и розничные сети и 2) второй, который вы будете использовать для себя, при этом, не навязывая ваш выбор другим компаниям. По такому критерию мы также имеем совсем незначительный выбор – это либо СОТА, либо Paperless от ПРИВАТБАНКа. Отдельно стоит упомянуть, что СОТА относится к семейству продуктов, которые интегрируются на единой платформе ПТАХ с такими продуктами M.E.Doc.Бізнес, FREDO ДокМен и FlyDoc. Несмотря на то, что система M.E.Doc является, наверное, самым популярным в Украине инструментом подачи электронной отчетности в государственные органы, решения, которые не имеют онлайн-сервиса, в финальном выборе были нами исключены, как морально устаревшие. Одним из преимуществ этого класса инструментов является его интеграция с 1С, однако и в данном пункте, данные инструменты оказались равнозначны.

Ну, и наконец, если принимать во внимание критерий, что документы должно сохранятся из сервиса в формате PDF/A, который включает в себя встроенные подписи (CAdES enveloped), то, к сожалению, сервис СОТА в этом проигрывает. Единственным сервисом, который максимально близко соответствует указанным нами критериям остается Paperless от государственного ПРИВАТБАНКа. Наша статья не является рекламой этого сервиса, так как этот сервис абсолютно бесплатен! Рассмотрим его основные особенности.

О СЕРВИСЕ Paperless

Сервис реализован настолько же хорошо, как и другие сервисы Приват, не перегружен функциональностью и имеет максимально интуитивно-понятный интерфейс.

К сервису бесплатно прилагается внешняя обработка для интеграции с 1С 7.7, 8.2 или 8.3. Эта та же самая обработка, что и для интерфейса между 1С с Приват24 для выписок, платежей и отчетности, но она может работать автономно только с Paperless даже, если вы не являетесь клиентом Приватбанка. И кроме того, он абсолютно бесплатен для всех.

Из самых критических минусов Paperless следует отметить следующие:

1. сервис решает только самые основные задачи – наложить подписи на односторонний или, максимум, двусторонний документ, мониторить статус подписания и вести временный архив документов в виде списка
2. сервис пока не поддерживает Дія.Підпис, но мы думаем, что этот момент будет в скором времени доработан, так как оба этих сервиса принадлежат государству. На данном этапе, к сожалению, сотрудники, должны получить себе подпись в виде внешнего файла или на токене. Если компания имеет счет в Приватбанке, то директор и (главный) бухгалтер компании могут (и мы очень рекомендуем это сделать) создать себе облачную подпись SmartID для ускорения подписания документов.

Сервис не очень заточен под внутренний документооборот в компании, где могут участвовать три и более подписантов, хотя количество подписей инструментом не ограничивается. Что позволяет сделать сервис:

• загрузить документ PDF/A
• подписать документ внутри сервиса
• отправить документ на подпись другому пользователю сервиса
• получить ссылку, которую можно направить другому сотруднику или контрагенту (на имейл, по смс или в чат), для подписи документа без регистрации в системе
• видеть статус подписания документа другим пользователем
• выгружать подписанные документы виде единого файла PDF/A со встроенными подписями
• вести простой архив (список) ранее подписанных документов по папкам (меткам, рубрикам, категориям), что иногда может быть очень удобно
• предоставить доступ к архиву другим сотрудникам компании и пользователям системы
• вести справочник подписантов и контрагентов для быстрого подбора при отправке
• мониторить, являются ли ваши контрагенты пользователями сервиса (по имейл)
• вести обсуждение документа или оставлять комментарии прямо в системе – что позволяет даже наладить простой процесс внутреннего утверждения документа

Сервис имеет открытый API, что на его основе, при желании, сделать собственный корпоративный инструмент. А прилагаемая к сервису готовая обработка для 1С позволяет также:

• сформировать документ из 1С в формате PDF/A
• загрузить документ на сервис прямо из 1С
• подписать документ со стороны компании не выходя из 1С (пути к файлам подписи указываются в настройках)

Данную обработку и инструкцию к ней можно скачать по ссылке.

Таким образом, сервис Paperless
очень даже хорошо справляется со всеми необходимыми задачами (кроме работы со смартфона и облачных подписей сторонних провайдеров), в тоже время не усложняя жизнь никому из контрагентов (не требуя регистраций).

О том, как пользоваться сервисом с любым контрагентом в Украине, смотрите подробнее в нашем видео, ссылка на которое ниже.

Обзор сервиса электронного документооборота PAPERLESS (укр.)

«ПОДВОДНЫЕ КАМНИ» PAPERLESS [16.05.2022]

Уже после того, как мы написали эту статью, несколько наших клиентов опробовали этот сервис и сообщили свои замечания о некоторых его недостатках и особенностях, которые мы также решили описать здесь.

Сервис не распознает ЭЦП других провайдеров, кроме «Приватбанка»

Если вы используете сертификаты другого провайдер, кроме «Приватбанка», то сервис при подписании документа и после может выдавать вам вот такое сообщение:

При попытке посмотреть данные сертификата подписи (клик на подписи), система выдает:

В частности, как вы можете увидеть, такая ситуация произошла при использовании ЭЦП, выданной АЦСК «Украина».

Для проверки вашей подписи система электронной подписи должна подключится к серверу провайдера такой подписи. Это сообщение лишь говорит о том, что у данного сервиса отсутствует такая функция, поэтому убедится в легитимности документа вы можете (должны).

В принципе, ничего страшного в данном сообщении нет. Документ был подписан, и он является действительным, в чем можно убедится, если выгрузить его и проверить на сайте ЦЗО или ДИИ.

Сервис работает с ЭЦП только в форматах .JKS и .KEY-6.DAT

Вы, скорее всего, не сможете использовать ЭЦП, если файла подписи имеет расширения .PKC7, .PFX или .ZS2 — а это, как правило, сертификаты для MEDOC.

Мы работаем над тем, чтобы решить проблему быстрой конвертации ключей между различными форматами, и как только ее решим, обязательно вам сообщим, если вы подписаны на наш блог.

Тем временем, если у вас есть подпись в формате .ZS2, то ее можно конвертировать в формат .KEY-6.DAT, как описано ниже.

Необходимо скачать файл KeyConverter.exe, установить и запустить его на вашем компьютере. В открывшемся окне необходимо указать путь к ключу типа .ZS2 («Особистий ключ підпису») и «Пароль ключа підпису». В строке «Ключовий файл…» должно быть прописано «Key-6.dat». Нажать кнопку «Конвертація ключа». В зависимости от вашей операционной системы, вы можете увидеть на экране абракадабру типа «?????????????». Руководствуйтесь рисунком ниже для ввода данных в программе.

По результату программа должна сгенерировать вашу ЭЦП в формате .KEY-6.DAT, которая будет лежать в той же папке, откуда вы вводили и ключ.

В случае если, программа будет ругаться ошибками, скачайте и положите в ту же папку сертификаты ЦСК «Украина» с их официальной страницы здесь.

Даже если вы не будете пользоваться сервисом Paperless, мы все равно рекомендуем вам всегда иметь в распоряжении копию вашей ЭЦП и в формате .KEY-6.DAT, так как много других сервисов также может не работать с форматом подписи .ZS2, как самым нестандартным из всех.

ПЕРЕХОДИМ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ БЫСТРО

Переход на электронные документы потребует всего лишь 6 простых шагов.

Ранее в нашей предыдущей статье мы уже описывали некоторые шаги по переходу на электронный документооборот для средних и крупных компаний, которые имеют сложные внутренние процессы. Здесь мы рассмотрим простой способ быстрого перехода на электронные подписи для критических документов, который, как нам известно, используется даже в некоторых крупных компаниях.

Шаг 1. Решить, кто подписывает электронные документы

Итак, после того как вы определились с онлайн-сервисом, в первую очередь, необходимо решить, кто будет подписывать электронные документы с контрагентами в компании – как технически (кто это будет делать физически), так и юридически (чьи подписи будут использоваться). Учитывая то, что каждая компания, как правило, уже имеет электронные цифровые подписи директора, (главного) бухгалтера и печати компании, которые используются для подачи налоговой отчетности, мы рекомендуем ограничить круг лиц, кто будет иметь право юридической подписи электронных документов именно этими лицами. Более того, директор может выдать доверенность бухгалтеру на подписание некритических документов. Например, договора подписываются подписью директора и печатью компании, а накладные и акты – подписью бухгалтера и печатью компании (если компания пользуется печатью). Чаще всего бухгалтер уже пользуется подписью директора для подписания отчетности, поэтому, скорее всего, он же и может проставлять электронные подписи технически по согласованию с директором (хотя мы не рекомендуем такой порядок из соображений безопасности: электронные подписи должны быть в распоряжении тех лиц, кому они выданы). Соответственно, эти лица и должны будут иметь доступы к онлайн-сервису, которые стоит организовать.

Шаг 2. Получить (выдать) электронные подписи

Если компания использует Paperless, мы рекомендуем для директора и бухгалтеров, которые имеют доступ к Приват24, выпустить дополнительные электронные подписи SmartID. Использование облачной подписи намного более удобно при подписании документа, и позволяет подписывать документы практически с любого компьютера только при наличии смартфона. Всем другим сотрудникам необходимо будет получить подписи в одном из сервисов электронной подписи, как мы описали выше (например, в Приватбанке или в налоговой). Также есть определенная методика, как получить файл ЭЦП из облачного хранилища сервиса (например, Дія.Підпис), если такая подпись уже есть у сотрудника. В частности, файл ЭЦП можно скачать непосредственно из хранилища облачного сервиса. Мы как-нибудь опишем как это сделать в отдельной статье.

Шаг 3. Адаптировать бизнес-процессы

На следующем этапе следует продумать бизнес-процессы подписания электронных документов, как мы описывали выше. Причем, имеет смысл спланировать процессы для продаж и для покупок отдельно.

Продажи

Если компания продает свои товары крупным розничным сетям, скорее всего, к сожалению, она будет вынуждена использовать ту систему электронного документооборота, которую ей навязывают покупатели. В данном случае, свои бизнес-процессы придется подстроить под функциональность таких систем. В том числе решить вопрос выгрузки электронных документов из таких систем, хранения и конвертации в формат, приемлемый для архивации.

Если вы планируете использовать для продаж ваш сервис, то, чтобы перейти на электронный документооборот максимально быстро, целесообразно просто заменить в уже существующем процессе бумажные документы на электронные, но не менять сам процесс. Грубо говоря, там, где сотрудник ранее ставил собственноручную подпись, там он теперь должен поставить электронную в сервисе. Возможно, вам понадобится немного адаптировать процессы таким образом, что документы на подпись формирует и выгружает в сервис один человек, а подписывает их другой. Также, если ваш бизнес связан с реализацией товара, то необходимо будет продумать вопрос получения электронной подписи на накладных, как мы описали выше.

Возможно, новый порядок документооборота следует предварительно обсудить с несколькими основными покупателями, чтобы получить обратную связь. Однако учитывая, что вы планируете использовать сервис, который не требует регистрации в системе, заключения договора, и оплаты, то это не должно вызвать существенных возражений. Ссылку на документ можно скинуть в контрагенте даже в чате любого месенджера.

Закупки

Аналогично покупателям, некоторые крупные поставщики также могут навязывать работу в своей собственной системе документооборота. Например, компания НОВАЯ ПОЧТА работает только в сервисом Вчасно. В данном случае, также придется подстраиваться под требования контрагентов. Это как раз и может привести к тому, что компании необходимо будет иметь учетные записи в нескольких разных сервисах, что, конечно, как минимум, очень неудобно.

Во всех других случаях компания, в первую очередь, столкнется с той сложностью, что все документы обычно готовятся поставщиком, а не компанией. У данной проблемы возможны два пути решения:

1. попросить, чтобы контрагент скидывал вам документы на подпись на электронную почту в формате PDF, и предусмотреть процесс, что компания будет подписывать такие документы первой путем загрузки на свой
2. убедить контрагента использовать ваш онлайн-сервис электронной подписи (если он еще не пользуется никаким сервисом, сбросьте ему эту статью, и, мы думаем, так вы сможете его убедить быстрее)

Второй подход скорее может касаться закрывающих бухгалтерских документов, таких как акты и накладные, в то время как любые договора, допсоглашения, спецификации и пр. легко могут подписываться следуя первому подходу.

Шаг 4. Проверить (обновить) договора с контрагентами

В связи с тем, что электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, нет необходимости вносить изменения в хозяйственные договора при переходе на электронные документы за исключением случаев, если такие договора предусматривают оформление документов только в бумажной форме. Таким образом, необходимо проверить имеющиеся договора на предмет не содержат ли они таких ограничительных положений, и внести в них изменения в зависимости от ситуации.

Шаг 5. Скоммуницировать контрагентам порядок работы компании

Если контрагентов много и их невозможно всех обзвонить и договориться лично, целесообразно подготовить и направить контрагентам письма-коммуникации (инструкции) о том, как работает компания в части оформления электронных документов, в которых описать, какие действия требуются от контрагентов в тех или иных случаях или этапах бизнес-процессов.

Целесообразно обсудить оптимизацию документооборота в электронном виде с несколькими основными поставщиками и получить о них обратную связь.

В большинстве случаях задачу коммуникации с контрагентами лучше всего поручить бухгалтерам, так как они уже имеют опыт работы с электронными подписями, знают как с ними обращаться, и часто смогут быстрее договорится об этом процессе с бухгалтерами контрагентов.

Если вы выбирете для работы сервис Paperless, то вам может быть полезной наша маленькая видео-инструкция по подписанию электронный документов для ваших контрагентов, которая прилагается ниже к данной статье.

Как подписать электронный документ сервиса Paperless по ссылке без регистрации (укр.)

Шаг 6. Контроль и мониторинг изменений

Для контроля процесса подписания документов целесообразно составить определенный контрольный список покупателей и поставщиков (или вести заметки в учетной системе в карточках контрагентов), где были бы отражены:

• контакты лиц, ответственных за оформление (подписание) документов со стороны контрагента
• формат обмена электронными сообщениями с контрагентом
• отличия и особенности работы с контрагентом
• наличие доверенностей сотрудникам у контрагента и т.д.

Это почти все! Успехов вам!

В следующих статьях мы рассмотрим особенности применения электронных документов в операциях с нерезидентами, а также во внутреннем деловодстве и кадровых вопросах.